ビジネス マナー 電話応対

ビジネスでは電話一本も商談と心得る必要があります。
電話対応には大きく、｢受け方｣と｢かけ方｣と分けられます。
まず受け方ですが、電話が鳴ったら２回以内に出る、別の人あての電話なら30秒以内に取り次ぐのが原則です。
相手からの電話を放置するのは失礼な行為であるという意識が必要です。
すぐ横に筆記具を用意しておきましょう。
取次ぎをする場合、時間がかかることで相手に不快感を与えるので、取り次ぎ相手と用件を伝えることでお客様に二度同じことをおっしゃっていただくことなく対応することができます。
担当者不在の場合、詳細までは伝えず、｢申し訳ございません、あいにく外出しておりまして…｣と伝え、相手の意向を伺います。
その際の伝言は聞き漏らすことのないようにメモし、自分の名前を書いておきましょう。
他にも様々なケースがありますので、きめ細かな配慮が要求されます。
続いてかけ方です。
時間がかかると電話代、つまりコストがかかってしまうので、あらかじめ要件をまとめておきましょう。
また時間がかかりすぎるとかけた相手側にも迷惑がかかります。
相手が名乗ったのを確認したら自分も名乗り、用件を伝えます。
担当者に取り次ぐ場合、不在の場合の対応を考えておきましょう。
担当に変わったらまず挨拶をし、まず用件を伝え、そして結論から話を進めましょう。
不在の際には記者時間を尋ね、かけなおす、かけてもらう、伝言を頼むなど、こちらの要望を伝えましょう。
この際、電話を受けた相手の名前と所属をメモしておくと良いでしょう。
電話を切るタイミングですが、目上の人や顧客の場合には、相手が切ったことを確認してから切るようにしましょう。