辞令 書式

どこの会社でも、従業員に昇給・昇進・出向・転籍・転勤・配属異動等を命じる場合には辞令を交付します。
辞令は、交付することが法律で義務づけられている書類ではありませんが、会社としての意向を伝える際に命令文書として書面で交付します。
つまり、会社が社員や関係者に行なう強制力のある命令書、といったところです。
ある意味で会社の立場を明確にするするためのシステムでもありますから、多少厳しくも威厳のある文書が求められます。
その辞令の書式として好ましいのは、的確に簡素なものと言えるでしょう。
なぜなら、辞令は連絡文書ではなく命令文書ですから、誰に、いつから、何を命じるのかを分かりやすく伝える必要があるからです。
辞令の種類には、社員採用辞令、退職辞令、配置転換辞令、支店・出張所などへの転勤辞令、配属決定辞令、出張辞令、系列会社(転職）辞令、転籍辞令、昇格・昇給の辞令などがあります。
基本的な書式としましては、辞令という見出しのあとに、○○○殿という宛名を明記します。
本文は、いつからどのような事を命じているのかを明記したら、最後に代表取締役（社長）の名を添えます。
会社としての命令文書ですから、代表取締役（社長）の名で発するのです。
また、辞令には基本的に、用件のみ記載しますが辞令を受ける者（受令者）の士気を高めるために「活躍を期待します」「今後もなお一層精励されることを切望します」等の励ましや期待の言葉をそえることもあります。
ただ、いきなり辞令を交付することは稀で、辞令に先立って受令者に対して近いうちに辞令が交付される旨が通知されることの方が多いようです。
ちなみに、就業規則違反や職務上のミスが原因で、辞令を発する場合でも、辞令そのものにはその理由等は記載されません。
通常は辞令を出す理由等は、辞令とは別の文書で通知されています。

始末書 書式と注意点

始末書とは、不始末や事故、犯罪などを起こした時に、それを詫び、二度と繰り返さないことを誓うために提出するものです。
会社等で上司からの支持で作成する文書です。
これに対して、自主的に書いたものは｢詫び状｣となります。
始末書に求められるものは、その件に関してどのように補償するのか、どれくらい反省しているのか、そして何より、始末書を書くことで同じ過ちを繰り返さないよう努力することがあげられます。
書く側はその意思が上司に伝わるように書く必要があります。
会社によって始末書の書式を用意していたりもしますが、それがない場合は何点かポイントをおさえて書きましょう。
用意する用紙は、白地に罫線の入ったB5かA4の用紙がいいでしょう。
そして黒インクのボールペンやサインペン。
鉛筆は厳禁です。
まず、｢始末書｣の表題と不始末の内容。
これは言うまでもないでしょう。
そして不始末の原因と理由。
どういった経緯でその不始末に至ったかをわかりやすくまとめます。
次にその不始末の反省とお詫び、そして不始末を繰り返さないという誓約。
上司が始末書を書かせる主な目的になるので出来るだけ簡潔に、かつ詳しくまとめましょう。
最後に寛大な処置のお願いや、社内規定に従う旨を書いておきましょう。
気をつけておきたいのは、ほかの人にも責任があっても決してその責任を追及するようなことを書かないことです。
始末書には懲罰的な意味合いもあるため、言い訳や責任逃れと取れるようなことは書かないことが大事です。

嘆願書 書式と注意点

嘆願書は、嘆願する内容を記載した書面になります。
嘆願書を提出する状況には、行政や会社等に生活環境の問題を改善することが挙げられます。
ほかにも刑事事件の減刑の嘆願書を被害者に書いてもらうケースもあります。
嘆願書の書式は、内容のわかる表題をつけ(単純に｢嘆願書｣でもかまいません)、提出日、宛名、嘆願者の住所、氏名と捺印、そして嘆願の内容をわかりやすく記載します。
嘆願者は署名を集めて複数にする場合も多いです。
宛名が個人であればその人の名前を、会社や行政機関等であればその正式名称と代表者名を書き、敬称に｢殿｣を使用します。
嘆願の内容ですが、例えば古くなった公園の遊具の補修あるいは撤去や、見通しの悪い道路の改善、労働環境の改善、さらに刑事事件において被告への厳罰を求める嘆願という場合もあります。
減刑の嘆願書の場合は加害者ではなく被害者が書くことになります。
交通事故等の刑事事件で加害者になってしまった際に、被害者側との示談が成立すれば裁判で有利になりますが、寛大な処置を求める旨の嘆願書があればさらに有利になります。
実刑か執行猶予がつくかにかかわる事もあるので、出来る限りもらうようにしましょう。
嘆願書内容は、表題に｢嘆願書｣、署名に日時、検察庁あるいは裁判所の担当の宛名と被害者が加害者を許すという意思が表明された文が必要です。
嘆願書をもらうのは、示談金を払うときがもらいやすいです。
逆に払った後だともらいにくいので注意しましょう。