ビジネス マナー メール

最近では電子メールを社用で利用することが一般的になっています。
メールのやり取りは、文章として記録に残りますし、内容が明瞭でないと理解を妨げる場合があります。
メールでのマナーには、読みやすさと機種依存文字があります。
まず読みやすさですが、一切改行がない文章は非常に読みにくく、また改行が多すぎるものも下に長くなるので、１行30字前後で改行すると良いでしょう。
題名には用件が一目でわかる内容を書きます。
例えば打ち合わせの件でメールを送る場合に、打ち合わせの内容、あるいは中止であることを題名に明記しておきます。
そして長文にならないよう簡潔にまとめます。
どうしても長くなる場合はあらかじめ断っておきましょう。
文頭には○○様と相手の宛名を、文末には署名を入れます。
また、用件１つにメールは１通にしましょう。
基本的に丁寧な言葉を使いますが、初めてメールを送る人には特に丁寧にするよう心がけましょう。
添付ファイルがある場合、使用ソフトも含めて相手に確認をします。
半角カナやローマ数字などは機種依存文字と呼ばれ、パソコンによっては正しく表示されませんので、機種依存文字の使用は避けましょう。
また、顔文字などの使用も相手に不快感を与えかねないので厳禁です。
メールの返信をする場合には、引用した文に｢>｣を入れることでわかりやすくなります。
また、引用文は必要な部分だけを抜き出すことで短くまとめることができます。
メールは人に見せるものですので、丁寧に書くよう心がけ、いろいろと工夫をしてみましょう。

ビジネス マナー 電話応対

ビジネスでは電話一本も商談と心得る必要があります。
電話対応には大きく、｢受け方｣と｢かけ方｣と分けられます。
まず受け方ですが、電話が鳴ったら２回以内に出る、別の人あての電話なら30秒以内に取り次ぐのが原則です。
相手からの電話を放置するのは失礼な行為であるという意識が必要です。
すぐ横に筆記具を用意しておきましょう。
取次ぎをする場合、時間がかかることで相手に不快感を与えるので、取り次ぎ相手と用件を伝えることでお客様に二度同じことをおっしゃっていただくことなく対応することができます。
担当者不在の場合、詳細までは伝えず、｢申し訳ございません、あいにく外出しておりまして…｣と伝え、相手の意向を伺います。
その際の伝言は聞き漏らすことのないようにメモし、自分の名前を書いておきましょう。
他にも様々なケースがありますので、きめ細かな配慮が要求されます。
続いてかけ方です。
時間がかかると電話代、つまりコストがかかってしまうので、あらかじめ要件をまとめておきましょう。
また時間がかかりすぎるとかけた相手側にも迷惑がかかります。
相手が名乗ったのを確認したら自分も名乗り、用件を伝えます。
担当者に取り次ぐ場合、不在の場合の対応を考えておきましょう。
担当に変わったらまず挨拶をし、まず用件を伝え、そして結論から話を進めましょう。
不在の際には記者時間を尋ね、かけなおす、かけてもらう、伝言を頼むなど、こちらの要望を伝えましょう。
この際、電話を受けた相手の名前と所属をメモしておくと良いでしょう。
電話を切るタイミングですが、目上の人や顧客の場合には、相手が切ったことを確認してから切るようにしましょう。

ビジネス マナー 重要性

ビジネスのあらゆる局面で好感を与える言動がビジネスマナーです。
ビジネスマナーがきちんとしていないと社会の中で気持ちよくビジネスを進めていくことができません。
ビジネスマナーの大切さは、クレーム（苦情を含む）の約５５％が接客態度の悪さから発生しているという統計からも理解できるかと思います。
ビジネスプロセスの中で常に商談相手と共に、気持ちのよい取引やビジネス展開を進めていきたいものです。
ビジネスの場においても、仕事をスムーズに進めていくために言動や行動を含めあらゆる常識、つまりビジネスマナーをマスターして自分のビジネススタイルを作り上げましょう。
まず、第一印象で全てが決まることがあります。
態度、表情、服装、髪型など、その人の印象を決定付ける要素はいくつもありますが、さほど難しく考えることはありません。
相手によい印象を与えるために、｢相手の立場｣に立って自分を見つめてみると、どうすればよいか見えてくると思います。
次に挨拶です。
何気なくしている挨拶が、実はコミュニケーションを深める上でのとても重要なものなのです。
挨拶の仕方によって、そのときの相手の状態が理解できたり、またおたがいの状況を把握することができる大切なコミュニケーションツールです。
積極的に挨拶することによってお客様にも好印象を与えるでしょう。
挨拶に限りませんが、コミュニケーションの際には笑顔が重要です。
暗い顔で接してもよい印象は与えませんので、常に笑顔で気持ちよく行動することを心がけましょう。
最後に、会社では機密情報を扱うこともあるでしょう。
それを外部に漏らしたりしないよう、モラルをもった行動、言動を心がけましょう。